Vous avez réussi à embaucher la perle rare et vous y avez mis beaucoup d’énergie. Vous avez reçu moins de candidatures cette fois-ci, pour un même poste comblé il y a cinq ans à peine. Vous vous estimez donc très chanceux d’avoir pourvu ce poste. Maintenant, comment faire pour parvenir à l’intégration de cette personne et qu’elle reste heureuse, à long terme, avec vous?
Voici 10 conseils pour l’intégration d’une nouvelle employée. Présentés en 10 étapes, ceux-ci peuvent être faits par vous, par une marraine ou par une employée désignée. L’important, c’est que la tâche soit effectuée. Avec ça, vous mettez toutes les chances de votre côté, pour une adaptation réussie!
Signez un contrat
Dès la confirmation de l’embauche, faites signer un contrat à votre nouvelle employée ainsi que tous les formulaires nécessaires (par exemple, la politique de harcèlement, le guide d’utilisation des médias sociaux, etc). C’est bien plus facile de faire cela depuis les débuts de son intégration. Sinon, on risque d’oublier ou d’y repenser seulement s’il survient des problèmes.
Faites un pairage
Désignez à l’avance une marraine dans votre équipe qui sera responsable de la formation de la nouvelle personne. Envisagez comment vous libérerez du temps à la conseillère, afin qu’elle puisse s’investir pour vrai dans l’apprentissage. Par exemple, si la mentore est aussi responsable des horaires, il est utopique de penser qu’elle aura le temps de s’occuper de cette tâche (que j’appelle souvent les « horreurs ») pendant son mentorat. Un autre truc que j’ai déjà utilisé est de faire rentrer une personne le dimanche. Dans ce cas-ci, il s’agissait d’une nouvelle réceptionniste pour aider à faire les appels de courtoisie. L’actuelle réceptionniste, qui en entraînait une autre, n’avait pas réussi à mettre à jour.
Impliquez la nouvelle personne avant son arrivée
Quelques jours avant son arrivée en poste, invitez cette personne à joindre le groupe Facebook interne, si c’est ainsi que vous communiquez avec votre équipe. Elle pourra déjà apprendre à vous connaître et à s’imprégner des valeurs de l’entreprise. Demandez-lui de se présenter ou, si elle est du type timide, à présenter son animal de compagnie. L’important c’est qu’elle commence à interagir avec la nouvelle équipe.
Formez la mentore
Les petites et moyennes entreprises (PME) que sont les établissements vétérinaires n’ont pas les structures des grandes compagnies. Nous devons maximiser la formule d’apprentissage « sur le tas ». Donnez des trucs à la mentore. Enseignez-lui à apporter de la rétroaction positive, à l’encourager, à corriger et à rediriger. Vous pouvez même lui offrir une formation en lien avec ce rôle qui relève de la gestion des ressources humaines. Plus la mentore sera outillée, plus elle aura la chance de bien réussir à intégrer la nouvelle employée.
Donnez des consignes pour le jour UN
La veille de l’arrivée de la nouvelle personne, envoyez-lui un texto pour lui dire que vous avez hâte de travailler avec elle. Expliquez-lui ce qu’elle devrait prévoir pour sa première journée, comment s’habiller, comment se passe l’heure du lunch, où stationner… Assurez-vous que sa mentore aura le temps de manger avec elle.
Parlez des VIP
Si la nouvelle employée a un contact client, présentez-lui la liste des clients VIP dès les premiers jours de son arrivée. On parle ici des bénéficiaires qui ont des ententes spéciales: Mme Tremblay de qui on accepte exceptionnellement les chèques, M. Dupont qui paye sa facture à la fin du mois, etc.
Lisez le Guide des employés
Le jour de l’arrivée ou dans les jours suivants, prenez le temps de lire le Guide des employés avec la nouvelle venue. Attardez-vous aux valeurs de votre entreprise. Donnez des exemples concrets de situations liées à des points qui pourraient être plus litigieux.
Discutez des évaluations
Parlez tout de suite des évaluations annuelles de performance. Expliquez sur quoi les gens sont notés. Démystifiez le processus; vous le rendrez ainsi « normal ».
Prévoyez des rencontres
Au début de la période d’intégration de la nouvelle employée, prévoyez une rencontre une fois par semaine. Prenez cinq minutes pour vous asseoir tranquille avec la personne. Demandez-lui comment elle va et comment se déroulent ses premiers pas dans votre équipe. Faites part de vos observations. Fixez les objectifs pour la prochaine semaine.
Écoutez votre petite voix
Si vous constatez que les valeurs de cette personne et celles de votre entreprise ne concordent pas, vous pouvez essayer de vous expliquer, mais… ne vous culpabilisez pas si cela ne fonctionne pas à moyen terme. Profitez-en pour revoir votre processus d’embauche et pour préciser les questions que vous posez en entrevue. Cet exercice vous permettra de maximiser vos chances d’engager une meilleure alliance, la prochaine fois.
Paru dans Le Rapporteur Été 2021 de l’Association des médecins vétérinaires du Québec
