On mène tous plusieurs projets de front et parfois, il devient difficile d’en assurer les suivis. Quel que soit le poste que vous occupez en établissement vétérinaire, il y a plus à faire qu’il y a de temps disponible. Cependant, lorsqu’on se fixe un objectif, il importe de garder le cap, au risque que, submergé par les urgences du moment, on fasse du « sur place » en ayant l’impression de ne jamais avoir le temps de faire les choses essentielles.
Pour vous faciliter la tâche, avez-vous déjà pensé à tenir un journal de bord? Rien à voir avec celui des adolescents qui racontent leurs états d’âme. Un outil ultra facile, mais d’une efficacité redoutable et qui vous permet de planifier, évaluer et surtout de vous aider à faire cheminer une idée. Il est recommandé de le remplir chaque semaine.
Prenons l’exemple d’une réceptionniste en chef qui voudrait compléter son équipe de réceptionnistes, en supposant qu’il lui manque une employée à temps plein. La responsable doit d’abord diviser son objectif stratégique en objectifs opérationnels. Voici à quoi pourrait ressembler son journal.
SEMAINE DU 7 NOVEMBRE 2016
Objectif : Compléter l’équipe en embauchant une personne de plus.
Sous-objectif : Obtenir l’accord de la Dre Boss pour l’embauche.
Explications/Interventions : Faire un canevas clair d’horaire pour démontrer que le manque de personnel actuel génère beaucoup de temps supplémentaire et fatigue l’équipe en place qui a alors plus tendance au négativisme.
Outils : Planification de la rencontre. Bloquer une plage de consultation pour en discuter. Prévoir un mardi matin quand c’est plus tranquille en clinique. Apporter l’horaire du dernier mois en démontrant de façon évidente le nombre d’heures effectuées par chacune des employées.
Piste de réflexion : Annoncer d’abord à la Dre Boss par courriel, l’objet de la rencontre pour éviter l’effet de surprise. Réfléchir à la possibilité de diviser les postes de la réception en deux: une personne disponible pour les clients et une autre pour répondre aux appels.
SEMAINE 14 NOVEMBRE 2016
Objectif : Compléter l’équipe en embauchant une personne de plus.
Sous-objectif : Phase active de recrutement.
Explications/Interventions : Maintenant, avec l’accord de la Dre Boss, parler aux réceptionnistes afin qu’elles ne sentent pas leur poste menacé par cette embauche. Elles doivent comprendre qu’il s’agit d’un ajout positif pour l’équipe et qu’aucun emploi n’est en jeu. Leur en faire part lors de la réunion du département jeudi. En attendant, rédaction de l’annonce et approbation par la Dre Boss.
Outils : Planification de la réunion, Trouver des modèles d’offre d’emploi sur Internet afin de m’inspirer.
Piste de réflexion : Aviser l’équipe au complet du nouveau poste. Dès la parution de l’annonce, si un candidat potentiel téléphone, l’équipe doit être au courant et doit pouvoir le renseigner adéquatement. Demander au groupe de publier l’annonce sur leur compte Facebook. Elles connaissent peut-être des gens intéressés.
La Dre Boss refuse de scinder le poste de réceptionniste en deux tâches distinctes: il faudra approfondir cette idée plus tard et voir si une ouverture de sa part est possible.
L’exemple du journal se déroule sur seulement deux semaines. C’est en le faisant pendant plusieurs mois qu’il devient plus efficace, puisque pour l’écrire, on doit au moins s’accorder le temps de la réflexion, cet outil permettant de débloquer plusieurs choses. Il offre également de s’améliorer en analysant ses erreurs. Le journal évite aussi l’accumulation de projets en même temps, puisqu’il fait prendre conscience du temps disponible. Surtout, il a l’énorme avantage d’empêcher de s’éparpiller et de continuellement tourner en rond.
S’il y a une phrase qu’il faut retenir, c’est celle-ci: « Je m’arrête, je m’accorde du temps pour réfléchir puis seulement j’agis. » Ce journal optimise cet exercice.
Paru dans Le Rapporteur Automne 2016 de l’Association des médecins vétérinaires du Québec
